Bitte lesen Sie dieses Dokument aufmerksam durch, da hier Ihre Fragen zur Nutzung beantwortet werden.

Sollten Sie weitere Fragen oder Vorschläge zur Verbesserung haben, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung.

Die Navigation auf der Mnestik Webseite wird über zwei Hauptmenüs organisiert.

Am oberen Rand der Seite verläuft ein horizontales Menü mit einer Reihe von Schaltflächen, über die grundlegende Informationen zum Programm abgefragt werden können.

Auf der linken Seite befinden sich zwei weitere Menüs. Hier können die eigentlichen Inhalte von Mnestik aufgerufen werden. Das obere Menü steht allen Besuchern unserer Website zur Verfügung, während das untere Menü nur registrierten Benutzern angezeigt wird.

Im horizontalen Menüband werden insgesamt vier bzw. fünf Schaltflächen angezeigt, die wiederum Untermenüs enthalten. Die Schaltfläche für den Warenkorb wird nur registrierten Benutzern angezeigt. Mit einem Klick auf eine Schaltfläche wird das enthaltene Untermenü sichtbar.

Über diese Schaltfläche gelangt man zu unserer Preisliste. Hier können die gültigen Preise und der im jeweiligen Abonnement enthalte Leistungsumfang eingesehen werden. Registrierte Benutzer können an dieser Stelle eine Bestellung auslösen.

Mit einem Klick auf diese Schaltfläche können folgende Seiten geöffnet werden:

• Das Benutzerhandbuch
• Häufig gestellte Fragen
• Wie soll ich starten?

Diese Seiten stehen allen Besuchern unserer Webseite zur Verfügung, um sich schnell mit dem Umgang von Mnestik vertraut zu machen und um Fragen zu beantworten.

An dieser Stelle finden Besucher alle Informationen, die zum rechtssicheren Betrieb einer Webseite notwendig sind.

• Impressum
• Unsere allgemeinen Geschäftsbedingungen
• Datenschutzerklärung
• Kontaktformular

Ganz rechts, am Ende der Menüleiste, befindet sich ein Personensymbol, über das eine Registrierung für Interessenten möglich ist oder der Login in die Anwendung, für bereits registrierte Benutzer.

Die einzelnen Datenfelder des Formulars sind selbsterklärend und bedürfen eigentlich keiner weiteren Beschreibung. Dennoch hier einige Hinweise und Informationen zu möglichen Fragen.

Das Geburtsdatum wird abgefragt, um sicherzustellen, dass ein möglicher Benutzer bereits 18 Jahre alt und somit voll geschäftsfähig ist.

Für das Kennwort gelten folgende Regeln:

• Es muss mindestens 8 Zeichen lang sein (max. 50 Zeichen)
• Es muss mindestens einen Großbuchstaben enthalten
• Es muss mindestens einen Kleinbuchstaben enthalten
• Es muss mindestens ein Sonderzeichen enthalten

Die Registrierung wird erst durch eine Bestätigungsmail wirksam. Diese wird umgehend an die angegeben E-Mail-Adresse versandt. Aus Sicherheitsgründen muss die Bestätigung binnen zwei Stunden erfolgen.

Jeder registrierte Benutzer muss sich über dieses Formular einloggen, um Zugriff auf sein Kundenkonto und seine persönlichen Daten zu erhalten.

Für den Fall, dass das Kennwort vergessen wurde, oder aus Sicherheitsgründen geändert werden soll, steht hier ein Link zum Ändern des Kennwortes zur Verfügung.

Beide Seiten stellen erste Informationen zu Mnestik zur Verfügung.

Der Mnestik Kalender-Rechner gestattet es jedem Besucher, Kalenderdaten aus den drei Kalendern „Islamisch“, „Jüdisch“ und „Abendländisch“ in einen jeweils anderen Kalender umzurechnen.

Täglich werden weltweit Gedenk-, Themen-, Aktions- oder Feiertage begangen. So wird jährlich an national oder international denkwürdige gesellschaftliche, religiöse oder geschichtliche Ereignisse erinnert. Es wird auf bedeutsame gesellschaftspolitische, soziale, medizinische oder umweltpolitische Fragen und Probleme hingewiesen.

Die Liste an Gedenktagen in Mnestik wird aktiv gepflegt und weiterentwickelt.

Die Liste von Gedenktagen steht jedem Benutzer zur Verfügung, um sie für Erinnerungen zu nutzen.

Nach erfolgreichem Login wird der Benutzer auf sein persönliches Dashboard weitergeleitet.

Hier werden im oberen Bereich der Seite wesentliche Eckdaten des Benutzers angezeigt. Im unteren Teil werden die aktuell aktiven, die demnächst anstehenden und die bereits erledigten Erinnerungsaufträge in einer Listenübersicht angezeigt.

Hat sich ein Benutzer gerade bei Mnestik angemeldet und das passende Paket ausgewählt, liegt es nahe, gleich die ersten Ereignisse einzutragen. Mit einem Klick in der linken Navigationsleiste auf ‚Ereignisse‘ öffnet sich folgende Ansicht:

Alle Ereignisse werden als Liste in einer Tabelle angezeigt. Zu Beginn ist die Tabelle natürlich noch leer. Um jetzt ein Ereignis hinzuzufügen, muss auf die Schaltfläche mit dem Pluszeichen oberhalb der Tabelle geklickt werden.

Es öffnet sich folgender Eingabedialog:

Um ein Ereignis einzugeben, muss zunächst festgelegt werden, aus welchem Kalender das Ereignis stammt. Aktuell stehen die folgenden drei Kalender zur Auswahl:

• Abendländischer Kalender
• Jüdischer Kalender
• Islamischer Kalender

Mit einem einfachen Mausklick auf die entsprechende Überschrift der Registerleiste werden die im gewählten Kalender verfügbaren Eingabeoptionen sichtbar.

Insgesamt stehen im gregorianischen Kalender sieben Optionen zur Auswahl, um ein mögliches Ereignis zu definieren. Die sieben Optionen werden im linken Teil angezeigt und die entsprechenden Eingabefelder im rechten Teil des Formulars.

Im jüdischen Kalender stehen zwei Optionen zur Verfügung, um ein Ereignis festzulegen.

Im islamischen Kalender stehen ebenfalls zwei Optionen zur Verfügung, um ein Ereignis festzulegen.

Die einzelnen Felder sind gelabelt und selbsterklärend. Es handelt sich, mit Ausnahme des Bezugsjahrs, um Textfelder. Die maximal zulässige Länge des Textes ist rechts unterhalb eines Feldes abzulesen. Mit dem Beginn der Eingabe wird zusätzlich die Anzahl bereits eingetragener Zeichen angezeigt. Fehlerhafte Eingaben werden unterhalb des Feldes markiert. Solange diese Fehler nicht behoben sind, können die Daten nicht gespeichert werden.

Über das Feld ‚Bezeichnung‘ kann dem Ereignis ein aussagekräftiger Name zugewiesen werden. Dieses Feld ist ein Pflichteingabefeld und muss ausgefüllt werden.

Zwei Felder stehen zur Definition von übergeordneten Kategorien zur Verfügung. Hier kann jeder Benutzer sein eigenes System zur Strukturierung der eigenen Daten entwickeln. Die Auswahlfelder sind ‚selbstlernend‘, d. h., zunächst sind die Felder leer und erst im Laufe der Zeit werden die einmal eingegebenen Begriffe zur Auswahl gestellt.
Es empfiehlt sich, die Kategorie ‚Lebensbereich‘ mit übergeordneten Begriffen wie z.B. ‚Familie‘, ‚Beruf‘, ‚Partei‘, ‚Kegelclub‘ usw. zu füllen und dann in die Kategorie ‚Charakter‘ die Art des Ereignisses wie z.B. ‚Geburtstag‘, ‚Todestag‘, ‚Hochzeit‘ usw. einzutragen.

Das Feld ‚Bezugsjahr‘ ist bei der gewählten Option ‚Datum‘ schreibgeschützt. Bei allen anderen Optionen kann das Feld bearbeitet werden. Das Bezugsjahr wird bei Gedenktagen wichtig, wenn Erinnerungsrhythmen geplant werden, die sich auf das Bezugsjahr beziehen. In der Regel wird als Bezugsjahr das Jahr eingetragen, an dem ein Gedenktag zum ersten Mal begangen wurde.

Jedem Ereignis kann eine Beschreibung bzw. ein Kommentar zugeordnet werden. Je präziser ein Ereignis beschrieben wird, desto korrekter kann man sich, auch nach vielen Jahren, an ein Ereignis erinnern.

Das Optionsfeld ‚Freigabe‘ dient dazu, Ereignisse, die ‚in Arbeit sind‘, also noch bearbeitet werden müssen, bei der Anzeige für Erinnerungsrhythmen vorläufig auszublenden. Nur freigegebene Ereignisse werden angezeigt.

Im dritten Abschnitt des Formulars kann dem Ereignis ein Bild zugeordnet werden. Mit einem Klick auf ‚Datei auswählen‘ wird ein Auswahlformular geöffnet, über das das entsprechende Bild ausgewählt werden kann. Nach Bestätigung der Wahl wird die Schaltfläche ‚Upload‘ freigegeben. Mit einem Klick darauf wird das Bild auf den Server zur Speicherung geladen. Nachdem die Aktion erfolgreich ausgeführt worden ist, wird das Bild angezeigt. Es kann (als Kopie) zu jedem Zeitpunkt über die Schaltfläche ‚Download‘ heruntergeladen werden. Gelöscht wird das Bild durch einen Klick auf ‚Löschen‘.

Sind alle Informationen zum Ereignis eingegeben worden, kann das neue Ereignis mit einem Klick auf die Schaltfläche ‚Speichern‘ gesichert werden. Die Schaltfläche wird nur aktiviert, wenn alle Eingaben validiert werden konnten und keine Fehler, gleich welcher Art, im Formular vorhanden sind. Das Formular kann zu jedem Zeitpunkt mit einem Klick auf ‚Abbrechen‘ verlassen werden. Alle bislang gemachten Eingaben gehen dann verloren.

Das neue Ereignis wird nach dem Schließen des Formulars in der Tabelle angezeigt.

In der Tabelle werden alle eingegebenen Ereignisse angezeigt. Der Umfang kann innerhalb kurzer Zeit auf mehrere hundert Datensätzen anwachsen. Um die Ansicht gezielt auf bestimmte Daten zu reduzieren, steht eine Filterfunktion zur Verfügung.

Oberhalb der Tabelle befindet sich eine Such-Eingabezeile (Filterzeile). Sobald ein Begriff eingegeben wurde, wird dieser Textfilter auf die gespeicherten Daten angewandt. Der Filter sucht in den Datenfeldern ‚Bezeichnung‘, ‚Lebensbereich‘ und ‚Charakter‘ sowie ‚Monat‘.

Im einfachsten Fall kann nach einem Begriff in der Bezeichnung gesucht werden. Sind hier Vornamen eingetragen, können beispielsweise alle Personen mit dem Vornamen ‚Katrin‘ herausgefiltert werden. Der Filtertext muss dabei nicht exakt dem gesuchten Begriff entsprechen. Wird nach ‚Katrin‘ gesucht, genügt die Eingabe von ‚Kat‘. Allerdings würden in diesem Fall auch Daten von ‚Katharina‘ oder ‚Katja‘ angezeigt. Unberücksichtigt bleibt ebenfalls die Groß- und Kleinschreibung. Die Eingabe von ‚kat‘ liefert ein identisches Resultat wie die Eingabe von ‚Kat‘.

Sind in der Kategorie ‚Lebensbereich‘ übergeordnete Begriffe wie z. B. ‚Familie‘, ‚Freunde‘, ‚Firma‘, ‚Partei‘ oder ‚Verein‘ eingegeben und ist Kategorie ‚Charakter‘ dazu benutzt worden, die Art des Ereignisses zu beschreiben, wie z. B. ‚Geburtstag‘, ‚Hochzeit‘, ‚Segeltörn‘ oder ‚Party‘, kann im Handumdrehen der gesamte Datenbestand durch Eingabe des betreffenden Begriffs auf die gerade benötigten Daten reduziert werden.

Unterhalb der Tabelle befindet sich eine Navigationsleiste. Hier wird angezeigt, und kann ausgewählt werden, wie viele Datensätze in der Tabelle angezeigt werden. Daneben wird angezeigt, welche Datensätze von der Gesamtanzahl angezeigt werden. Die angezeigte Gesamtanzahl bezieht sich immer auf den jeweils gesetzten Filter. Mit den rechts angeordneten Pfeiltasten kann zur ersten bzw. letzten Datenseite gesprungen und jede einzelne Seite dazwischen ausgewählt werden.

Ganz oben rechts befindet sich ein Dropdown-Auswahlfeld, über das die gespeicherten Ereignisse downgeloadet werden können. Zurzeit können die Daten als PDF-, Excel- oder JSON-Datei abgerufen werden. Eine JSON-Datei (JavaScript Object Notation) ist ein kompaktes Datenformat in einer einfach lesbaren Textform für den Datenaustausch zwischen Anwendungen.

Neben der direkten Eingabe von Ereignissen können bereits vorliegende Listen importiert werden. Die betreffende Seite öffnet sich nach einem Klick auf ‚Ereignisse importieren‘ im Navigationsmenü.

Über den Import von Daten besteht die Möglichkeit, Ereignisse, die bereits in anderen Anwendungen vorlagen, schnell und einfach in Mnestik zu importieren. Die Daten können in den drei Datenformaten csv-, xls- und xlsx-Datei vorliegen. Außerdem muss die Struktur, also die Anzahl und die Bezeichnung der Spalten, bestimmten Vorgaben entsprechen.

Oben rechts im Formular befindet sich ein Dropdown-Auswahlmenü, über das eine Excel-Vorlage heruntergeladen werden kann. Hier kann die erforderliche Struktur der Datei eingesehen werden. Liegen Daten in anderen Dateiformaten vor, so muss die Datei in eines der vorgegebenen Formate konvertiert werden.

Selbstverständlich kann die Vorlage auch dazu benutzt werden, um Ereignisse zusammenzutragen und anschließend in Mnestik zu importieren.

Das folgende kleine Beispiel soll den Ablauf dokumentieren.

Die gezeigte Vorlage wurde umbenannt und unter Beibehaltung der vorgegebenen Formatierungen der einzelnen Spalten mit den Daten der Familie Mustermann gefüllt. Die Datei wurde geschlossen und lokal gespeichert. Wichtig: Die Datei darf nicht in Excel geöffnet sein, wenn sie importiert wird.

Auf der Seite ‚Import‘ wird nach einem Klick auf ‚Datei auswählen‘ der bekannte Datei-Explorer geöffnet. Die vorbereitete Excel-Datei wird gesucht und ausgewählt. Danach ändert sich die Ansicht wie folgt:

Die zuvor noch deaktivierten Schaltflächen ‚Prüfen & anzeigen‘ und ‚Reset Input‘ sind nunmehr aktiviert, und der Name der Datei wird rechts von der Schaltfläche ‚Datei auswählen‘ angezeigt.

Nach einem Klick auf ‚Prüfen & anzeigen‘ werden die Daten der Datei in einer Tabelle angezeigt.

In der Spalte ‚Gültig?‘ wird angezeigt, ob die interne Prüfung des betreffenden Datensatzes erfolgreich durchgeführt werden konnte. Nur wenn in der Spalte ‚true‘ angezeigt wird, kann der Datensatz tatsächlich übernommen werden. In der Spalte ‚Aktionen‘ öffnet sich nach einem Klick auf das Icon mit den drei senkrecht angeordneten Punkten ein Untermenü mit den Einträgen ‚Bearbeiten‘ und ‚Löschen‘.

Einzelne Datensätze können mit einem Klick auf ‚Löschen‘ aus der Liste entfernt werden.

Wird der Eintrag ‚Bearbeiten‘ angeklickt öffnet sich ein Dialogformular, in dem die einzelnen Daten des Datensatzes bearbeitet werden können.

Nachdem die Liste überprüft worden ist und ggf. letzte Änderungen ausgeführt wurden, können die Daten mit einem Klick auf ‚Speichern‘ übernommen werden.

Die neuen Daten werden sofort in der Liste eingegebener Daten auf der Seite ‚Ereignisse‘ angezeigt.

Über den Import von Daten können in kurzer Zeit Ereignisse aus unterschiedlichen anderen Anwendungen in Mnestik zusammengefasst und konsolidiert werden. Die Vorteile einer einzigen geprüften und gesicherten Datenquelle liegen auf der Hand: Es gibt einen zentralen Zugang, über den alle Ereignisse zukünftig bearbeitet werden. Es gibt ‚nur einen Punkt der Wahrheit‘, (Single Point of Truth) was die Informationen eines Ereignisses angeht. Es gibt einen Datenbestand, der den Anspruch hat, korrekt zu sein und auf den man sich verlassen kann. Die Qualität und Güte der in Mnestik gepflegten Daten ist immer aktuell und auf dem neuesten Stand.

In der Spalte ‚Aktionen‘ (ganz rechts) öffnet sich nach einem Klick auf das Icon mit den drei senkrecht angeordneten Punkten ein Untermenü mit den Einträgen ‚Bearbeiten‘, ‚Bildgalerie‘ und ‚Löschen‘.

In Abhängigkeit vom gewählten Lizenzpakets kann zu jedem Ereignis eine Bildgalerie angelegt werden. Die Anzahl von Bildern einer einzelnen Bildgalerie ist dabei unbegrenzt, lediglich die maximale Anzahl aller Bilder aller Bildgalerien ist festgelegt.

Nach einem Klick auf ‚Bildgalerie‘ öffnet sich ein neues Formular, über das die Bilder angezeigt und editiert werden können.

Die hier gezeigte Galerie ist noch leer, es können also noch keine Bilder angezeigt werden. Um Bilder hinzuzufügen, muss die Schaltfläche ‚Dateien auswählen‘ angeklickt werden. Es öffnet sich ein Datei-Explorer, über den die gewünschten Dateien ausgewählt werden können. Die markierten Dateien werden durch einen Klick auf ‚Öffnen‘ übernommen.

Die gewählten Dateien werden in einer Tabelle angezeigt. Jetzt sind die Schaltflächen ‚Upload Bilder‘ und ‚Lösche Bilder‘ aktiviert. Wurden versehentlich Bilder ausgewählt, können diese mit einem Klick auf die rechts angezeigten roten Mülltonnen-Symbole gelöscht werden.

Mit einem Klick auf ‚Upload Bilder‘ werden die Bilder auf den Server kopiert und dort gespeichert. Der Fortschritt wird für jedes Bild durch einen Fortschrittbalken angezeigt.

Nachdem der gesamte Prozess abgeschlossen worden ist, wird die Schaltfläche ‚Aktualisiere Galerie‘ aktiviert. Beim Anklicken dieser Schaltfläche werden alle bisherigen Anzeigen auf der Seite gelöscht und die jetzt neu hochgeladenen Bilder angezeigt.

Unter jedem Bild werden der Namen des Bildes und drei kleine Symbole angezeigt. Jedes Bild kann editiert werden, d. h., es kann ein Kommentar hinzugefügt werden. Gerade wenn es sich um Gruppenaufnahmen handelt, wie z. B. von Hochzeiten, Partys oder Veranstaltungen, können Angaben zu den abgelichteten Personen eingetragen werden. So kann selbst nach 15 Jahren noch jede Person mit Namen, Aussehen und Styling identifiziert werden. Angaben zur Situation oder Einzelheiten zum aktuellen Verhältnis zwischen den Personen machen den Kommentar umso wertvoller.

Jedes Bild kann gelöscht oder auf das aktuelle Gerät downgeloadet werden.

Mnestik bietet die Möglichkeit, Erinnerungen ebenfalls an andere bekannte Personen zu versenden. Mit einem Klick im Navigationsmenü auf ‚Personen‘, auf der linken Seiten der Anwendung, gelangt man auf eine Seite mit einer tabellarischen Übersicht der bereits angelegten Personen.

Zu Beginn ist die Tabelle noch leer. Nach einem Klick auf die ‚Schaltfläche mit dem Pluszeichen‘ öffnet sich ein Eingabedialog, über den eine neue Person angelegt werden kann.

Der Dialog ist bewusst sehr einfach gehalten, und die wenigen Formularfelder sind schnell ausgefüllt. Die hier gemachten Eingaben haben Auswirkungen auf die Erinnerungen, die die Person möglicherweise erhalten wird. Besondere Beachtung verdienen aus diesem Grund die Auswahlfelder ‚Anrede‘ und ‚Ansprache‘.

Das Auswahlfeld ‚Ansprache‘ enthält insgesamt sieben Einträge, über die die Ansprache in einer E-Mail gesteuert wird. Diese Auswahlliste ist vorgegeben und kann vom Benutzer nicht geändert werden.

Lediglich das Feld ‚Nachname‘ ist ein Pflichteingabefeld und muss ausgefüllt werden. Alle anderen Felder sind optional.

Einer Person kann ebenfalls ein Bild zugeordnet werden. Im unteren Teil des Formulars befindet sich ein Bearbeitungsbereich, über den die notwendigen Aktionen ausgeführt werden können. Mit einem Klick auf ‚Datei auswählen‘ öffnet sich der Datei-Explorer, über den das entsprechende Bild ausgewählt werden kann. Nachdem die Wahl bestätigt worden ist, wird die Schaltfläche ‚Upload‘ freigegeben. Mit einem Klick darauf wird das Bild auf den Server zur Speicherung geladen. Nach erfolgreicher Ausführung der Aktion wird das Bild angezeigt. Es kann zu jedem Zeitpunkt über die Schaltfläche ‚Download‘ heruntergeladen werden. Gelöscht wird das Bild durch einen Klick auf ‚Löschen‘.

Die Listenansicht aller angelegten Personen verfügt über alle Eigenschaften, die bereits für die Seite ‚Ereignisse‘ beschrieben wurden.

Die eingegebenen Daten können über das Dropdown-Auswahlfeld oben rechts downgeloadet werden. Zurzeit ist ein Abruf der Daten als PDF-, Excel- oder JSON-Datei möglich.

Über die oberhalb der Liste angeordnete Such-Eingabezeile (Filterzeile) können die angezeigten Daten im Handumdrehen auf die gewünschte Ansicht reduziert werden. Ein eingegebener Filterbegriff wird gleichzeitig auf die Felder ‚Anrede‘, ‚Vorname‘, ‚Nachname‘ und ‚Personengruppe‘ angewandt. Die Groß- und Kleinschreibung wird bei der Filterung nicht berücksichtigt.

Auf jeder Profilkarte einer Person werden neben dem Namen und der Personengruppe zwei weitere Symbole angezeigt, über die das Bearbeiten und Löschen der Person möglich ist.

Jeder eingetragenen Person können beliebig viele Kommunikationsdaten zugeordnet werden. Aktuell sind nur E-Mail-Adressen zugelassen. Die betreffende Seite öffnet sich nach einem Klick auf ‚Kommunikation‘ im Navigationsmenü.

In der Übersicht werden alle eingetragenen Daten angezeigt.

In der Ansicht stehen dem Benutzer die bereits beschriebenen Eigenschaften ‚Filtern von Daten‘, ‚Download der Daten‘ und ‚Bearbeiten vorhandener Daten‘ zur Verfügung.

Eine neue Kommunikation kann angelegt werden, nachdem ein Klick auf die ‚Schaltfläche mit dem Pluszeichen‘ ausgeführt worden ist. Es öffnet sich der folgende Eingabedialog:

Die Anlage einer neuen Kommunikation ist einfach. Im Auswahlfeld ‚Person‘ muss die betreffende Person ausgewählt werden, für die die Kommunikation angelegt werden soll. Das Feld ‚Art der Kommunikation‘ ist bereits mit ‚E-Mail' vorbelegt und kann zurzeit nicht geändert werden. Jetzt muss lediglich eine gültige E-Mail-Adresse in das dafür vorgesehene Feld eingetragen werden. Optional kann noch eine Bemerkung eingetragen werden. Mit einem Klick auf ‚Speichern‘ wird die Eingabe abgeschlossen und der Datensatz gespeichert.

Normalerweise wäre die Anlage eines neuen Datensatzes jetzt abgeschlossen, bei der Anlage einer neuen Kommunikation ist das jedoch nicht der Fall.

Die ausgewählte Person erhält eine Bestätigungsmail an die angegebene E-Mail-Adresse. Darin wird der Person die Situation beschrieben, und sie wird um Zustimmung gebeten, dass Mnestik, auf Veranlassung des Benutzers, Erinnerungen an diese E-Mail-Adresse versenden darf.

Die Zustimmung einer Person ist eine notwendige Voraussetzung, damit eine E-Mail-Adresse von Mnestik benutzt werden kann. Die Zustimmung zur Nutzung der E-Mail-Adresse kann von einer Person jederzeit widerrufen werden.

Um den möglichen Missbrauch einer E-Mail-Adresse weitestgehend zu minimieren, ist der in der Bestätigungsmail enthaltene Bestätigungslink, den die Person anklicken muss, nur für eine Stunde gültig.

Jeder Benutzer sollte also die Anlage einer E-Mail-Adresse für eine Person sehr gut vorbereiten. Die betreffende Person sollte über Mnestik und über die Notwendigkeit der Adressbestätigung informiert werden. Wird die Person nicht vorab informiert, kann die Mail sofort im Papierkorb landen oder sogar als Phishing-Nachricht eingestuft werden.

Eine neu angelegte E-Mail-Adresse erhält zunächst den Aktivierungsstatus ‚ausstehend‘. Die betreffende Person muss innerhalb einer Stunde den Bestätigungslink anklicken. In diesem Fall wird der Status auf ‚akzeptiert‘ geändert. Die E-Mail-Adresse kann jetzt verwendet werden, um Erinnerungen für bestimmte Ereignisse zu erhalten. Die Person hat jedoch auch die Möglichkeit, die Nutzung der Mail-Adresse abzulehnen. In diesem Fall ändert sich der Status auf ‚abgelehnt‘. Eine Nutzung der E-Mail-Adresse ist dann nicht möglich. Reagiert die Person nicht innerhalb der vorgegebenen Zeit bleibt der Status weiterhin ‚ausstehend‘. Der Benutzer hat in dieser Situation zwei weitere Gelegenheiten der Person eine Bestätigungsmail zu senden. Reagiert die Person nicht auf die zusätzlichen Anfragen, die E-Mail-Adresse freizugeben, wird diese E-Mail-Adresse deaktiviert. Insgesamt stehen somit drei Versuche zur Verfügung, eine Adresse zur Verwendung freizugeben.

Alle E-Mail-Adressen werden in der Übersicht aller Adressen angezeigt. Der Status, also die Reaktion der Person auf die Anfrage, wird in der Tabelle angezeigt.

Wird das Angebot, Erinnerungen von Mnestik zu erhalten, abgelehnt, wird dies zusätzlich markiert, in dem der Hintergrund der betreffenden Zeile in Rot dargestellt wird. Diese E-Mail-Adresse wird von Mnestik nicht verwendet. Die Adresse hat keinen Nutzen mehr und kann gelöscht werden.

Alle bislang beschriebenen Bereiche dienen ausschließlich dazu, Erinnerungsaufträge für die angelegten Ereignisse erstellen zu können.

Ein neuer Auftrag kann erstellt werden, nachdem ein Klick auf die ‚Schaltfläche mit dem Pluszeichen‘ ausgeführt worden ist. Es öffnet sich der folgende Dialog:

Es sind acht einfache Schritte notwendig, um einen Erinnerungsauftrag zu erstellen.

Hier muss entschieden werden, ob sich der Auftrag auf eigene Ereignisse bezieht, oder ob die Vorschläge von Mnestik verwendet werden sollen. Ist die Entscheidung getroffen worden, kann mit einem Klick auf ‚Weiter‘ zum nächsten Schritt gewechselt werden.

Je nach der gewählten Option im ersten Schritt werden nun entweder die eigenen Ereignisse oder die Vorschläge von Mnestik in einer Tabellenansicht gezeigt.

Um die Anzeige von möglicherweise mehreren hundert Ereignissen schnell auf das gewünschte ‚einzudampfen‘, kann die Filterfunktion genutzt werden. Mit wenigen Buchstaben kann das gesuchte Ereignis angezeigt und ausgewählt werden.

Der gewünschte Datensatz wird mit einem Klick auf die betreffende Zeile ausgewählt (ein Häkchen wird in der Spalte ‚Auswahl‘ gesetzt) und mit einem goldenen Hintergrund markiert.

Nur wenn ein Datensatz ausgewählt worden ist, wird die Schaltfläche ‚Weiter‘ aktiviert. Nach einem Klick darauf öffnet sich Schritt 3.

In diesem Schritt wird festgelegt, ob es sich bei diesem Auftrag um einen einmaligen oder regelmäßig wiederkehrenden Auftrag handelt.

Letztlich leitet sich die zu wählende Option aus dem Ereignis selbst ab.

Einmalig wird an Ereignisse erinnert, die einmalig zu einem bestimmten Stichtag, in der Zukunft, stattfinden. Beispiele sind Prüfungen, Abgabetermine, Gerichtstermine, Operationen usw.

Es macht natürlich Sinn, sich an historische Daten wie z. B. Geburtstage, Todestage, Hochzeiten usw. regelmäßig erinnern zu lassen. Die zweite Option dürfte für diese Ereignisse die richtige Wahl sein. Das Bezugsjahr ist in diesen Fällen das Jahr, in dem das Ereignis stattgefunden hat. Bei Gedenk- oder Aktionstagen wird meist das Jahr gewählt, in dem diesen Gedenk- oder Aktionstagen das erste Mal gedacht wurde.

Über das vorhandene Dropdown-Auswahlfeld kann ausgewählt werden, in welchem Zyklus die Erinnerungen stattfinden sollen. An Geburtstage wird jährlich wiederkehrend erinnert. Bei Ereignissen wie z. B. Betriebszugehörigkeiten, Partei- oder Vereinsbeitritten wird üblicherweise an die ‚runden Jubiläen’ erinnert, um der betreffenden Person zum 5., 10. oder 15. Jubiläum zu gratulieren.

Dann gibt es Ereignisse, an die jährlich erinnert werden muss und bei denen zusätzlich die ‚runden Jubiläen‘ besonderer Beachtung bedürfen. Hochzeiten, aber auch Geburtstage fallen in diese Kategorie. Einerseits wird jährlich an das Ereignis erinnert und andererseits zum ‚runden Jubiläum‘ ein besonderes Fest gefeiert. Dieses Fest muss vorbereitet werden, was eine langfristige Planung erfordert. In den Jahren, in denen sich das Ereignis in der Regel durch fünf teilen lässt, wird dann mit den Erinnerungen sehr viel früher begonnen - siehe Schritt 4.

Die dritte verfügbare Option kann in Situationen genutzt werden, in denen der Benutzer seinen ganz eigenen Erinnerungsturnus festlegen möchte.

Hier wird festgelegt, mit welchem zeitlichen Vorlauf mit den Erinnerungen begonnen werden soll.

Auf der linken Seite werden Informationen zum aktuellen Stand der Vorgaben angezeigt, um welches Ereignis es geht und wann das Ereignis im gewählten Kalenderjahr stattfindet, ob der Auftrag für dieses Ereignis einmalig ausgeführt wird oder regelmäßig und mit welchem Turnus. Ebenfalls wird die verbleibende Zeitspanne bis zum Ereignis in Jahren, Monaten und Tagen angezeigt und zum wievielten Mal sich das Ereignis jährt. Da es sich im gezeigten Beispiel um einen Geburtstag handelt, wird Andrea also 58 Jahre alt.

Nun kann festgelegt werden, mit welchem zeitlichen Vorlauf mit den Erinnerungen begonnen werden soll. In Abhängigkeit von der Bedeutung des Ereignisses kann der Start der Erinnerungen festgelegt werden. Dieser kann von nur einem Tag bis zu mehreren Monaten gegenüber dem Ereignis vordatiert werden.

Abschließend kann gewählt werden, ob am Tag des Ereignisses selbst eine Erinnerung versandt werden soll. Auch diese Einstellung ist vom Ereignis abhängig, und es muss abgewogen werden, ob eine Erinnerung am Tag des Ereignisses selbst überhaupt Sinn macht.

Nachdem der Start der Erinnerungen festgelegt worden ist, kann in diesem Schritt der Erinnerungsrhythmus innerhalb des jetzt festgelegten Zeitintervalls (zwischen dem Start und dem Ereignis) festgelegt werden.

Das hier gezeigte Beispiel dürfte bei der Mehrzahl der geplanten Erinnerungszyklen die geeignete Vorgabe sein. Gerade bei Geburtstagen starten die Erinnerungen einen Tag vor dem Geburtstag, und am Tag des Geburtstages selbst wird ebenfalls erinnert, so dass der Benutzer der Person, in diesem Fall Andrea, zum Geburtstag gratulieren kann.

Die in Schritte 4 gemachten Vorgaben für den Start, ob Tage, Wochen oder gar Monate vor dem eigentlichen Ereignis mit Erinnerungen begonnen werden soll, haben maßgeblichen Einfluss auf die Wahlmöglichkeiten beim Erinnerungsrhythmus.

Geht es um Ereignisse, bei denen ein Benutzer nur passiv beteiligt ist, also Teilnehmer ist, genügt es (meist), einen kurzen Vorlauf von wenigen Tagen zu wählen. Dies sind Ereignisse wie Geburtstage, Partys, Konzerte, Feste jeder Art usw. Der Benutzer wird an das Ereignis erinnert, um pünktlich teilnehmen zu können.

Ist der Benutzer aktiv am Ereignis beteiligt, d. h., müssen Aktionen zum Gelingen des Ereignisses ausgeführt werden, sind längere Vorlaufzeiten notwendig und sinnvoll. Ob Wochen oder Monate für die Vorbereitung und Organisation notwendig sind, um ein bestimmtes Ereignis zum bestmöglichen Erfolg zu bringen, hängt vom Ereignis und natürlich auch vom Benutzer selbst ab.

Ist der Erinnerungszyklus definiert, muss abschließend noch festgelegt werden, welche Personen erinnert werden sollen.

Alle E-Mai-Adressen, deren Nutzung in Mnestik von ihren Besitzern autorisiert worden sind, werden in einer Liste der ‚Verfügbaren Adressaten‘ angezeigt. Eine gewünschte Adresse wird einfach per ‚Drag and Drop‘ in die Liste der ‚Gewählten Adressaten‘ gezogen.

Hinweis: Die Nutzung einer E-Mail-Adresse muss vom jeweiligen Eigentümer autorisiert werden. Da Erinnerungszyklen weit im Voraus geplant werden, kann es sein, dass eine Adresse zum Zeitpunkt der Erinnerung bereits gelöscht wurde oder die Autorisierung zurückgenommen worden ist. Mnestik berücksichtigt solche Szenarien und prüft bei jeder E-Mail-Adresse, ob sie zum Zeitpunkt einer Erinnerung tatsächlich autorisiert ist.

Alle in die Liste der ‚Gewählten Adressaten‘ eingestellten Adressen werden zu den vorgegebenen Terminen an das betreffende Ereignis erinnert.

Im vorletzten Schritt können noch Zusatzinformationen zum gewählten Ereignis eingegeben werden.

Im letzten Schritt wird eine Zusammenfassung der gemachten Vorgaben angezeigt.

Aus den Erinnerungsangaben ergibt sich jetzt die Gesamtzahl der Erinnerungen, die dieser Auftrag enthält.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche ‚Speichern‘ werden die Angaben übernommen und der neue Auftrag im System gespeichert.

In diesem Bereich können versandte Erinnerungen eingesehen werden. Letztlich dient dieser Bereich der Kontrolle von Mnestik durch den Benutzer.

Hier kann nachvollzogen werden, wann welche Person zu welchem Ereignis erinnert worden ist. Im Tabellenfeld „Versandt“ werden Datum und Uhrzeit angezeigt, an denen der Auftrag bearbeitet worden ist und die Mail an unseren Versand-Dienstleister weitergeleitet wurde. Die Zustellung der E-Mail beim Empfänger erfolgt in der Regel wenige Minuten später.

In zwei Ansichten werden die Erinnerungen der zurzeit aktiven Erinnerungsaufträge und der bereits erledigten Aufträge in einer Tabellenübersicht angezeigt.

Sollte es zu Situationen kommen, in denen Empfänger die angezeigte E-Mail nicht erhalten haben, so bitten wir um Benachrichtigung unter Angabe der Lfd. Nr. der Erinnerung. Mit dieser Information können wir dann weitergehende Informationen einholen.

Auf diesen Seiten können alle Daten des Benutzers eingesehen und notwendige Tätigkeiten ausgeführt werden. Folgende Bereiche sind enthalten:

• Persönliche Daten
• Kundenstatus
• Bestellungen
• Support

Standardmäßig wird das erste Registerblatt mit den persönlichen Daten des Benutzers angezeigt. Mit einem Klick auf ‚Download persönliche Daten‘ ist es ebenfalls möglich, alle vom Benutzer gespeicherten Daten gemäß DSGVO als Download herunterzuladen.

Mit einem Klick auf ‚E-Mail ändern‘ kann die eigene E-Mail-Adresse geändert werden.

Im nächsten Register „Kundenstatus“ werden alle Einzelheiten zum gebuchten Abo angezeigt. Zudem können Aufgaben ausgeführt werden, die im Zusammenhang mit dem Abonnement stehen.

Im oberen Bereich des Formulars werden Angaben zum Abonnement angezeigt. Insbesondere können hier die gebuchten Kontingente und die Laufzeit des Abonnements eingesehen werden.

Darunter werden in einer Galerie die aktuellen Statistiken zum gebuchten Abo angezeigt.

Ganz links wird die Anzahl bereits versendeter Erinnerungs-Mails, die Anzahl an noch offenen Erinnerungen der zurzeit aktiven Aufträge und die Gesamtanzahl gebuchter Erinnerungen angezeigt. In der Mitte wird die Anzahl der auf Ausführung wartenden Aufträge und die Anzahl enthaltener Erinnerungen angezeigt. Aus einer einfachen Addition ergibt sich für den Benutzer sofort, ob die Summe aller bereits versendenten und geplanten Erinnerungen die Anzahl gebuchter Erinnerungen über- oder unterschreitet.

Für den Fall einer Überschreitung sollte der Benutzer das Abo umgehend upgraden - siehe unten.

Ganz rechts wird die Anzahl an bereits in Bildgalerien gespeicherten Bildern sowie das Gesamtkontigent gebuchter Bilder angezeigt.

Einzelheiten zu den verschiedenen Auftragsarten werden unterhalb der Galerie angezeigt.

Im unteren Teil des Formulars finden sich dann drei Optionen, mit denen das Abonnement direkt bearbeitet werden kann.

Wenn absehbar ist, dass die gebuchten Kontingente eines Abos nicht ausreichen sollten, kann das aktuelle Abonnement durch ein höherwertiges Abonnement ersetzt werden. Nach einem einfachen Klick auf die Schaltfläche ‚Upgraden‘ öffnet sich folgendes Dialogformular:

Die möglichen Abonnements werden in einer Liste angezeigt. Ist das gewünschte Abo ausgewählt, muss der Kauf durch einen Klick auf die Schaltfläche „Auswahl bestätigen“ abgeschlossen werden. Im Hintergrund wird die Rechnung erstellt und kann nach wenigen Minuten im Register „Bestellungen“ eingesehen und heruntergeladen werden.

Bei Mnestik gibt es keine automatische Verlängerung eines Abonnements. Mnestik erinnert einen Benutzer an das Ende der Abo-Laufzeit. Ab einem Monat vor Vertragsende erhält der Benutzer insgesamt drei Erinnerungen.

Der Benutzer kann das aktuelle Abo manuell verlängern. Nach einem Klick auf ‚Verlängern‘ öffnet sich folgendes Formular:

Um das Abonnement zu verlängern, muss lediglich die Schaltfläche „Abonnement verlängern“ angeklickt werden. Im Hintergrund wird die Rechnung erstellt und kann nach wenigen Minuten im Register „Bestellungen“ eingesehen und heruntergeladen werden.

Ein bestehendes Abonnement kann jederzeit durch den Benutzer beendet werden. Nach einem einfachen Klick auf die Schaltfläche „Abonnement beenden“ öffnet sich folgendes Formular.

Um das Abonnement zu beenden, muss die Schaltfläche „Abonnement beenden“ angeklickt werden. Da diese Aktion weitreichende Folgen hat und unumkehrbar ist, erhält der Benutzer eine weitere Bestätigungsmail. Aus Sicherheitsgründen muss diese E-Mail binnen 2 Stunden bestätigt werden.

Nach einer Frist von 30 Tagen wird das Benutzerkonto geschlossen und alle Daten des Benutzers werden, soweit nicht gesetzliche Aufbewahrungsfristen dagegensprechen, endgültig gelöscht.

In diesem Register können alle Bestellungen des Benutzers eingesehen werden.

In der Spalte „Rechnungen“ öffnet sich nach einem Klick auf das Icon mit den drei senkrecht angeordneten Punkten ein Untermenü mit dem Eintrag „Download“. Nach einem Klick auf die Schaltfläche wird die der Bestellung zugeordnete Rechnung heruntergeladen.

Über das Register „Support“ kann der Benutzer mit unserem Kunden-Support in Kontakt treten.

Nutzerfragen, die über diese Supportseite an uns gerichtet werden, haben bei uns höchste Priorität und werden bevorzugt bearbeitet.